DECA: DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Qué deben saber las empresas que contratan transportistas antes del 5 de octubre de 2026
¿Qué cambia y por qué es importante revisarlo ahora?
A partir del 5 de octubre de 2026 el Documento de Control Administrativo de los transportes de mercancías por carretera deberá gestionarse obligatoriamente en formato digital. Es importante remarcar que no aparece un documento nuevo: el DCA ya existe actualmente y lo que cambia es su forma de gestión, que pasa a ser electrónica. A partir de esa fecha, el documento será el DECA.
Este cambio no afecta únicamente a las empresas de transporte. También puede afectar a empresas industriales, fabricantes, distribuidores, mayoristas o empresas comerciales que contratan directamente al transportista efectivo que realmente realiza el transporte. En estos casos, la empresa puede actuar como cargador contractual y comparte obligaciones en relación con la formalización del documento.
Por ello, desde Fornell Assessors recomendamos no esperar al 5 de octubre. Lo más práctico es revisar ahora si la empresa está afectada y, si lo está, acordar con cada transportista habitual quién generará el DECA, cómo se podrá acceder a él y cómo se conservará.
| MENSAJE PRINCIPAL
Si su empresa contrata directamente transportistas para realizar transportes interiores de mercancías, antes del 5 de octubre debe definir con cada uno de ellos quién generará el DECA de cada servicio. Si lo genera el transportista, conviene confirmar cómo podrá obtenerlo y conservarlo. Si no lo genera, la propia empresa puede hacerlo, incluso mediante la plataforma gratuita SIMPLE. |
¿A quién afecta realmente?
El DECA se aplica a los transportes interiores de mercancías por carretera, es decir, principalmente a los transportes nacionales dentro de España y a las operaciones de cabotaje. Con carácter general, se aplica al transporte público de mercancías, cuando una empresa contrata a un tercero para realizar el transporte.
No debe aplicarse de manera indiscriminada a cualquier empresa que tenga vehículos o mueva mercancía. El transporte privado con vehículos propios queda fuera de este esquema general, el transporte internacional no se rige por el DECA y también existen determinadas excepciones.
| Situación | ¿DECA? |
| Empresa contrata un transportista para Barcelona → Madrid | Sí |
| Empresa transporta mercancía propia con camión propio | No: transporte privado |
| Transporte España → Francia / Francia → España | No: transporte internacional |
| Cabotaje dentro de España | Sí |
| Mudanza | Exento |
| Transporte de vehículo accidentado | Exento |
| Determinados repartos de pocos bultos fácilmente manipulables | Exento |
Por tanto, la primera pregunta siempre debe ser si la operativa concreta entra dentro del ámbito del DECA.
¿Quién es el cargador contractual?
El cargador contractual es quien contrata directamente con el transportista efectivo, es decir, con la empresa que realmente ejecuta el transporte. Este concepto es clave porque determina quién comparte la obligación de formalizar el DECA.
| EJEMPLO PRÁCTICO
Si DEC contrata directamente a Transportes Pérez, DEC es el cargador contractual y Transportes Pérez es el transportista efectivo. Si DEC contrata a un operador logístico y es ese operador quien contrata a Transportes Pérez, el operador pasa a ser el cargador contractual respecto al transportista efectivo. |
Por ello, la pregunta correcta para identificar si un cliente está afectado es: «¿Contratáis directamente con la empresa que efectivamente realiza el transporte?»
Preguntas frecuentes sobre el DECA
- ¿Quién está obligado a formalizar el DECA?
La normativa no dice que deba generarlo obligatoriamente el transportista. Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo están obligados a formalizarlo. Si el documento no existe cuando sea exigible, ambos pueden ser responsables. Si el documento no va a bordo, también puede existir responsabilidad para ambas partes, salvo que el cargador acredite que el documento había sido emitido.
- ¿Quién recomendamos que lo genere?
Para la mayoría de clientes, la solución más sencilla es que lo genere el transportista, porque es quien dispone directamente de los datos del vehículo, matrícula, conductor y operativa real del servicio. Se trata de una recomendación operativa, no de una obligación legal exclusiva del transportista.
- Si el transportista genera el DECA, ¿el cliente necesita comprar software?
No. Si el transportista genera el DECA, el cliente no necesita comprar ningún programa, no debe generar un segundo documento y no debe entrar en ningún portal del Ministerio únicamente por actuar como cargador contractual.
- ¿Qué debe hacer el cliente si lo genera el transportista?
Debe confirmar cómo podrá acceder o descargar los DECA y conservarlos durante al menos un año. Puede ser mediante portal de clientes, correo electrónico, ERP/TMS, integración automática o repositorio documental. No existe una única forma obligatoria de entrega.
- ¿Qué es el QR del DECA?
El QR está pensado principalmente para la inspección en carretera. Contiene una URL única que debe permitir descargar directamente el PDF. La secuencia debe ser QR → PDF, sin usuario, contraseña, botones ni pasos intermedios. La URL debe utilizar HTTPS/TLS 1.2 o superior.
- ¿Durante cuánto tiempo debe estar disponible la URL?
La URL pública del QR puede desactivarse siete días después de finalizar el transporte. Esto no elimina la obligación de conservar el DECA durante al menos un año. Son dos obligaciones distintas: disponibilidad temporal para el control en carretera y conservación posterior del documento.
- ¿Qué ocurre si el transportista no genera el DECA?
El cliente dispone de tres alternativas reales: pedir al transportista que lo incorpore, generarlo él mismo con SIMPLE o utilizar su ERP/TMS o una plataforma privada. La primera opción recomendada sigue siendo que el transportista lo genere, pero el cliente no está obligado necesariamente a comprar software.
- ¿Qué es SIMPLE?
SIMPLE es una plataforma pública de digitalización de la logística desarrollada por el Ministerio de Transportes, Puertos del Estado y ADIF. Entre otras funcionalidades permite generar DECA y es gratuita. Primero debe solicitarse la creación de una entidad y después pueden crearse usuarios adicionales.
- ¿Qué datos necesita el DECA?
Entre otros, datos del cargador contractual, datos del transportista efectivo, origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía, fecha del transporte, matrícula del tractor, matrícula del remolque o semirremolque cuando corresponda y autorización especial si resulta necesaria.
- ¿Quién es responsable de facilitar los datos?
La responsabilidad está repartida. Los datos del cargador, transportista, origen, destino, naturaleza y peso corresponden principalmente al cargador; los datos de fecha de transporte, matrículas y autorización especial dependen principalmente del transportista. Por ello es necesaria la colaboración entre ambas partes antes de iniciar el servicio.
- ¿Cómo debe ser el documento digital?
El sistema debe generarlo antes del inicio efectivo del servicio, registrar fecha y hora de creación y modificaciones, guardarlo en un repositorio y asignarle una URL única. El PDF debe ser nativo digital, no escaneado, tener un máximo de 5 MB, incorporar metadatos e incluir el QR.
- ¿Debe enviarse el DECA al Ministerio?
No. No se envían todos los DECA al Ministerio cada vez que sale un camión. El repositorio lo elige quien genera el documento y la Administración accede a él mediante el QR y la URL durante una inspección. Tampoco debe comunicarse previamente el dominio del repositorio al Ministerio.
- ¿Existe un portal público obligatorio para generar todos los DECA?
No. No existe un portal central obligatorio. SIMPLE es una plataforma pública gratuita y opcional, pero también puede utilizarse el TMS del transportista, el ERP del cliente, una plataforma comercial o una aplicación propia que cumpla los requisitos.
- ¿DECA, carta de porte y CMR son lo mismo?
No. Son documentos jurídicamente distintos. El DECA es administrativo, la carta de porte regula principalmente la relación mercantil entre las partes y el CMR es propio del transporte internacional sujeto al convenio correspondiente. Aun así, pueden integrarse en un mismo documento o formato si se cumplen simultáneamente todos los requisitos.
- ¿Puede utilizarse un documento ADR, de residuos o SANDACH como DECA?
Puede utilizarse el mismo formato o soporte documental siempre que contenga todos los datos exigidos por el DECA y cumpla los requisitos digitales. Esto no significa que las obligaciones jurídicas sean las mismas.
- ¿Debe firmarse el DECA?
No, el DECA administrativo por sí mismo no requiere firma. Si el mismo documento se utiliza también con finalidad contractual y esa relación exige firmas, deberá utilizarse la firma electrónica adecuada.
- ¿Qué debe llevar el conductor?
Antes de iniciar el transporte, el conductor debe disponer del DECA. Puede llevarlo en formato digital en móvil o tableta, en papel con el QR o incluso llevar el QR como archivo independiente. Las anotaciones manuscritas en una copia en papel no modifican el DECA.
- ¿Qué ocurre si cambia la matrícula o algún dato durante el servicio?
No basta con hacer una anotación manual. Puede modificarse el PDF existente, conservando el dato anterior e indicando el motivo del cambio, manteniendo URL y QR; o generarse un nuevo PDF, con nueva URL y nuevo QR. En ambos casos, el conductor debe recibir la versión actualizada.
- ¿Puede hacerse un DECA para varios envíos?
Sí, siempre que se mantengan el mismo cargador contractual y el mismo transportista efectivo. Cada envío debe quedar claramente identificado con origen, destino y mercancía.
- ¿Y si el transporte es ADR?
El documento ADR y el DECA son obligaciones distintas. Pueden mantenerse separados o integrarse en un único documento. Si se integran, el documento debe cumplir simultáneamente los requisitos ADR y DECA.
- ¿Qué ocurre si el transportista no quiere generar el DECA ni facilitar los datos?
En esa situación, si el transporte está sujeto a DECA, no recomendamos iniciar el servicio con ese transportista. Sin su colaboración el cargador tampoco podrá formalizar correctamente el documento. Es razonable establecer como condición de trabajo que no se inicie ningún servicio sujeto a DECA sin que el documento haya sido generado previamente.
¿Qué recomendamos hacer antes del 5 de octubre?
- Identificar si la empresa contrata directamente transportistas externos para mover mercancías dentro de España.
- Preparar una relación de los transportistas habituales.
- Preguntar a cada uno de ellos si generará el DECA a partir del 5 de octubre.
- Si lo genera el transportista, confirmar cómo se facilitará el acceso o descarga durante al menos un año.
- Si no lo genera, confirmar que facilitará matrícula, fecha y el resto de datos necesarios antes del servicio.
- Valorar SIMPLE como primera alternativa gratuita si el cliente debe generar el documento.
- Comprobar que el conductor dispondrá del PDF o QR antes de salir.
- Definir internamente que no se inicie ningún transporte sujeto a DECA sin que el documento esté generado y disponible.
| EN RESUMEN
No aparece un nuevo documento de transporte: se digitaliza obligatoriamente el documento de control que ya existía. Para los clientes de Fornell, el punto clave es identificar si actúan como cargadores contractuales y acordar con los transportistas quién generará el DECA. Si el transportista no lo hace, SIMPLE es una alternativa pública y gratuita. |
Fornell Assessors puede ayudarle a revisar si su operativa está afectada, identificar el rol de cargador contractual y definir con sus transportistas el procedimiento más adecuado antes de la entrada en vigor.
Fuente principal: webinar oficial de la Subdirección General de Inspección de Transporte e información facilitada sobre la normativa vigente de 2026.